KSeF + Subiekt GT (InsERT) — jak skonfigurować w 2026

Subiekt GT (firmy InsERT, Wrocław) to jeden z najpopularniejszych systemów ERP w polskich małych i średnich firmach. Mocno zakorzeniony w branży handlowej, magazynowej, usługowej. Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF (1 lutego 2026 dla dużych firm, 1 kwietnia 2026 dla pozostałych) wszyscy użytkownicy Subiekta muszą wystawiać faktury B2B przez Krajowy System e-Faktur.

InsERT publikuje aktualizacje Subiekta z modułem KSeF, ale wielu użytkowników wybiera zewnętrzny integrator (jak Fakturium) ze względów: szybsza adaptacja do zmian schematu FA(2), tańszy plan vs roczna licencja Subiekta, dostęp przez przeglądarkę z dowolnego miejsca (a nie tylko desktop Windows). Ten przewodnik pokazuje jak połączyć Subiekt GT z Fakturium przez Sferę i Web API.

Co to jest Sfera InsERT?

Sfera to opcjonalny moduł InsERT (osobna licencja) który dodaje do Subiekta warstwę programistyczną — Web API REST + biblioteki COM dla aplikacji desktop. Bez Sfery zewnętrzne aplikacje (jak Fakturium) NIE mogą czytać ani zapisywać danych Subiekta. Z Sferą — dostają pełen kontrolowany dostęp.

Konfiguracja integracji — krok po kroku

Krok 1: Aktywuj Sferę w Subiekcie GT

W Subiekt GT zaloguj się jako Administrator. Otwórz „Konfigurację Sfery" (zakup osobnej licencji wymagany — patrz wyżej). Aktywuj moduł Sfera dla Twojego stanowiska.

Krok 2: Włącz Web API i ustaw port

W Sferze włącz „Web API" — wybierz port (domyślnie 8080), zezwól na adres serwera (jeśli ma być dostępny z internetu — wymaga białej listy IP po stronie router/firewall). Ustaw certyfikat SSL żeby ruch był szyfrowany (HTTPS).

Krok 3: Utwórz dedykowanego operatora dla Fakturium

W Subiekt GT → Administracja → Operatorzy → Dodaj. Konfiguracja:

• Login: FAKTURIUM (lub dowolny opisowy)
• Hasło: silne, min 16 znaków alfanumerycznych
• Uprawnienia: sprzedaż (faktury, paragony), kontrahenci (odczyt + zapis), magazyn (odczyt — niepotrzebny zapis), pozycje cennika (odczyt)
• Bez uprawnień: kasa, księgi, raporty finansowe (Fakturium ich nie potrzebuje)

Krok 4: Połącz w Fakturium

W panelu Fakturium → Integracje → Subiekt GT. Wpisz:

• URL serwera Web API: pełen adres (np. https://twoja-firma.subiekt.com.pl/webapi lub IP wewnętrzne jeśli VPN)
• Użytkownik: FAKTURIUM (login z Kroku 3)
• Hasło: hasło operatora

Kliknij „Połącz". Fakturium zweryfikuje credentials w 2-10 sekund (zależnie od wydajności serwera Subiekta), pobierze listę kontrahentów i pozycji cennika, pokaże status „Połączono".

Krok 5: Test wystawienia faktury

W Fakturium wystaw testową fakturę używając kontrahenta z Subiekta (po wybraniu w pickerze auto-fill z Subiekta) i pozycji cennika z Subiekta (auto-fill ceny + jednostki). Wyślij do KSeF. Po przyjęciu KSeF Fakturium zwraca UPO + zapisuje fakturę do Subiekta przez Web API (tab Sprzedaż → Faktury).

Cennik

• Subiekt GT (bazowa licencja): roczna lub wieczysta — sprawdź aktualne ceny na sklep.insert.com.pl
• InsERT Sfera (wymagana dla integracji): osobna licencja, sprawdź aktualne ceny u InsERT
• Fakturium Free: 0 zł — 5 faktur miesięcznie (testowanie)
• Fakturium Pro: 99 zł netto / mies — do 70 faktur, 5 użytkowników, KSeF produkcja (typowy plan dla małej firmy z Subiektem)
• Fakturium Business: 199 zł netto / mies — nielimitowane faktury i użytkownicy, priorytetowy support, API/webhooki (dla średnich/dużych firm)

Częste problemy

Problem 1: Web API nie odpowiada (timeout)

Sprawdź: (a) czy usługa Web API jest uruchomiona w Subiekcie (Konfiguracja → Sfera → Status), (b) czy port 8080 (lub inny ustawiony) jest otwarty w firewallu Windows i routera, (c) czy URL ma poprawny format (https://, /webapi suffix), (d) czy hosting Subiekta jest dostępny z internetu (lokalnie często działa, zdalnie wymaga reverse proxy / VPN / DDNS).

Problem 2: Operator nie ma uprawnień do określonej operacji

Subiekt zwraca błąd „Brak uprawnień do operacji X". Wróć do Administracja → Operatorzy → FAKTURIUM → Edytuj uprawnienia. Daj uprawnienie do tej konkretnej operacji (np. „Wystawianie faktur sprzedaży"). Restart sesji Web API może być wymagany — wyloguj się i zaloguj ponownie w panelu Fakturium.

Problem 3: Synchronizacja produktów / kontrahentów jest wolna

Subiekt z dużymi bazami (50 000+ pozycji cennika lub kontrahentów) może synchronizować się 5-15 minut przy pierwszym połączeniu. To jest normalne. Po pierwszej synchronizacji Fakturium używa diff sync (tylko zmienione rekordy od ostatniej sync) — kolejne aktualizacje są szybsze (10-30 sekund).

FAQ

Czy Subiekt 8 / Subiekt nexo działa też z Fakturium?

Subiekt nexo Pro / nexo PRO ma własny Web API (różny od Sfery dla GT). Aktualnie Fakturium oficjalnie wspiera Subiekt GT z Sferą. Wsparcie nexo jest na roadmapie 2026. Jeśli masz nexo i potrzebujesz integracji już teraz — napisz na hi@fakturium.pl.

Czy Fakturium zapisuje fakturę z powrotem w Subiekcie?

Tak — po wystawieniu faktury w Fakturium i otrzymaniu UPO z KSeF, faktura jest zapisywana w Subiekcie przez Web API jako „Faktura sprzedaży" z numerem KSeF w polu uwag. Subiekt traktuje ją jako standardowy dokument i uwzględnia w raportach VAT.

Czy mogę wystawiać faktury BEZPOŚREDNIO w Subiekcie i tylko wysyłać przez Fakturium do KSeF?

Tak — to model „Subiekt jako primary, Fakturium jako KSeF gateway". Wystawiasz fakturę w Subiekcie standardowo, Fakturium słucha eventów Web API, pobiera nową fakturę, waliduje pod schemat FA(2), wysyła do KSeF, zwraca numer KSeF do Subiekta. Twoja codzienna praca w Subiekcie nie zmienia się.

Co z migracją historycznych faktur z Subiekta do KSeF?

KSeF nie wymaga migracji starych faktur (sprzed 1 lutego 2026). Faktury wystawione przed obowiązkowym KSeF zostają jako PDF / dokumenty papierowe. Korekty do takich faktur również wystawia się poza KSeF z odwołaniem do pierwotnego numeru.

“Subiekt GT z Sferą + Fakturium to dobry kompromis dla firmy która kocha Subiekt-a, ale potrzebuje nowoczesnej warstwy do KSeF i integracji z BaseLinker / Allegro. Subiekt zostaje jako master, Fakturium dodaje warstwę żeby ogarnąć nowe wymogi.”